Jak zaheslovat PDF zdarma bez Acrobatu

Posíláte e-mailem smlouvu nebo výplatní pásku a k obsahu se má dostat jen ten, komu dáte heslo. Ukážeme si, jak PDF zaheslujete v prohlížeči, jaké heslo zvolit a co šifrování AES-128 zvládne.

Zaheslování ochrání obsah PDF heslem: dokument otevře jen ten, kdo heslo zná.

Takových situací je celá řada. Smlouva nebo cenová nabídka odchází e-mailem a cestou projde několika servery a schránkami. Lékařská zpráva putuje příbuznému, který si ji má přečíst sám. Výplatní pásky jdou zaměstnancům a každý má vidět jen tu svou. Dokument leží ve sdílené složce v cloudu, do které má přístup celý tým.

Bezplatný Adobe Reader v tom nepomůže. Chráněný soubor otevře a po zadání hesla zobrazí jeho obsah, ochranu heslem ale nastavit neumí. Na to je potřeba placený Acrobat nebo jiný nástroj.

V tomto návodu si ukážeme, jak PDF zaheslujete přímo v prohlížeči, jaké heslo zvolit a jak ho předat příjemci, co šifrování AES-128 znamená v praxi a co v souboru zkontrolovat, než ho pošlete dál.

Jak zaheslovat PDF v prohlížeči

Otevřete nástroj Zaheslovat PDF a postupujte ve čtyřech krocích.

1. Vyberte PDF. Klikněte na Vybrat PDF nebo soubor přetáhněte do vyznačeného pole. Načte se pouze do karty prohlížeče.
2. Zadejte heslo. Napište ho do políčka Nové heslo (alespoň 6 znaků) a totéž heslo zopakujte v druhém políčku Nové heslo znovu. Obě políčka musí obsahovat stejné heslo, jinak nástroj šifrování nespustí a vypíše, co je potřeba opravit.
3. Stiskněte Zaheslovat PDF. Obsah se zašifruje přímo ve vašem zařízení, bez čekání na server a bez nahrávání souboru kamkoli.
4. Zkontrolujte a stáhněte. Nástroj výsledek zkusí znovu otevřít: jednou bez hesla, což musí selhat, a jednou s heslem, což musí uspět. Zároveň porovná počet stránek, jejich rozměry i text s originálem. Teprve potom nabídne tlačítko Stáhnout PDF.

Chráněný soubor se uloží pod původním názvem, ke kterému nástroj přidá -chranene, takže z faktura.pdf vznikne faktura-chranene.pdf. Originál na disku zůstává nedotčený a nezašifrovaný, jde o dva samostatné soubory.

Jaké heslo zvolit a jak ho předat příjemci

Nástroj vyžaduje alespoň 6 znaků. U dokumentu, který posíláte mimo firmu, je rozumné zvolit delší heslo. Odolnost hesla závisí na jeho délce a nepředvídatelnosti, ne na záměně písmen za číslice. Heslo složené z několika náhodně vybraných nesouvisejících slov si zapamatujete snáz než krátkou směs znaků. Podrobně se tomu věnuje návod Jak vytvořit silné heslo, náhodné heslo si připravíte v nástroji Generátor hesel.

Stejně důležité je, jak heslo předáte příjemci. Neposílejte ho ve stejném e-mailu jako soubor. Kdo získá přístup ke zprávě, získá dokument i heslo k jeho otevření. Pošlete ho jinou cestou, například zprávou v telefonu, nebo ho sdělte při hovoru.

Heslo si zároveň uložte, nejlépe do správce hesel pod názvem dokumentu nebo příjemce. Zašifrovaný soubor zůstává na hesle trvale závislý a spoléhat se na paměť má smysl jen u dokumentu, který brzy zahodíte. Nepoužívejte přitom heslo, kterým se přihlašujete jinam. Předáváte ho dalšímu člověku a vzít zpět se nedá.

Po otevření souboru dostane příjemce nejprve výzvu k zadání hesla a obsah dokumentu se mu zobrazí až potom. Pokud heslo ztratí, nemusíte nic luštit: původní nezašifrovaný soubor máte na disku, takže z něj uděláte novou chráněnou kopii s novým heslem a pošlete ji znovu. U dávky dokumentů, například u výplatních pásek, dejte každému příjemci vlastní heslo. Společné heslo pro celou dávku znamená, že kdokoli z příjemců otevře i pásku kolegy, pokud se mu soubor dostane do rukou.

Co šifrování AES-128 znamená v praxi

Soubor se uloží ve verzi PDF 1.7 a zašifruje se algoritmem AES-128. Zašifruje se obsah dokumentu: text stránek, obrázky, písma i název a autor. Čitelná zůstává technická struktura souboru, tedy hlavička, údaje o použitém šifrování a údaje o stránkách, takže i bez hesla se dá zjistit jejich počet a rozměry. Samotný obsah čitelný není.

Bez správného hesla neukáže obsah žádná čtečka ani prohlížeč. Nejde o nastavení, které by šlo ve čtečce přepnout: data v souboru jsou opravdu zašifrována a bez správného hesla se z nich obsah nepřečte.

Samotné heslo se do souboru nezapisuje. Uloží se do něj jen údaj odvozený od hesla, podle kterého čtečka ověří, že zadané heslo je správné; zpětně se z něj heslo přečíst nedá. Nástroj zpracuje soubor i heslo ve vašem prohlížeči a na server je neodesílá.

Tento nástroj zapomenuté heslo neobnoví ani neuhodne, takže chráněná kopie se bez něj neotevře. Proto originál po zašifrování nemažte, nechte si ho na svém disku a heslem chraňte tu kopii, která odchází k příjemci.

Heslo pro otevření a omezení tisku nebo kopírování

PDF zná dva druhy ochrany a tento nástroj nastavuje pouze jeden z nich. Jejich rozdíly a důvody, proč samotná omezení tisku či kopírování poskytují jen malou ochranu, rozebírá návod Jak odemknout PDF; k zaheslování stačí vědět toto.

Nastavuje se jedno heslo, které platí zároveň jako heslo pro otevření i heslo vlastníka, takže k dokumentu neexistují dvě různá hesla. Všechna oprávnění zůstávají povolená: kdo heslo zná, může dokument číst, tisknout, kopírovat z něj text i upravovat ho. Zakázat tisk nebo kopírování tomu, kdo heslo zná, se tímto nástrojem nedá.

Co ještě zkontrolovat, než PDF pošlete dál

Ve vlastnostech dokumentu bývá uvedeno jméno autora, název dokumentu, program, ve kterém PDF vzniklo, a datum vytvoření a poslední úpravy. Tyto údaje jsou součástí souboru, takže se dostanou i k příjemci. U dokumentu z interního systému tak protistrana vidí například jméno kolegy, který nabídku připravil, nebo původní název s interním označením zakázky.

Vyčistěte soubor nástrojem Odstranit metadata z PDF ještě před zašifrováním. Pořadí tu není libovolné: nástroj pro odstranění metadat zašifrovaný vstup zamítne, takže chráněnou kopii byste museli nejprve odemknout.

Druhá věc jsou stránky, které do zásilky nepatří: interní kalkulace na konci nabídky, příloha pro jiného klienta nebo stránka s poznámkami. Vymažte je nástrojem Odstranit stránky z PDF, dokud je soubor ještě nezašifrovaný, a heslo nastavte až na výsledném dokumentu.

Zaheslování PDF/A a už chráněných souborů

Nástroj zamítne dva druhy souborů a v obou případech je k tomu důvod.

Soubory ve formátu PDF/A. Jde o archivní podobu PDF určenou k dlouhodobému uložení. Šifrováním by dokument přestal splňovat pravidla tohoto formátu. Nástroj takový soubor nezašifruje a oznámí, že ochrana heslem by archivní formát porušila. Pokud má dokument zůstat v archivní podobě, heslem ho chránit nemůžete.

Už chráněné soubory. PDF, které už je zašifrované, nástroj zamítne a odkáže na Odemknout PDF. Pokud chcete heslo změnit, otevřete Odemknout PDF a získejte kopii bez ochrany. U souboru, který při otevření vyžaduje heslo, ho musíte zadat; u souboru, který jen omezuje tisk nebo kopírování, ho zadávat nemusíte. Kopii potom zaheslujte novým heslem. Soubor tak nikdy nemá dvě vrstvy šifrování za sebou.

Časté otázky

Dá se zaheslovat PDF v bezplatném Adobe Acrobat Readeru?

Ne. Bezplatný Reader chráněné PDF otevře, ochranu do něj ale přidat neumí, tu nabízí až placený Acrobat. Pokud Acrobat nemáte, zaheslujte soubor nástrojem Zaheslovat PDF přímo v prohlížeči, bez instalace a bez registrace.

Jak zaheslovat PDF dokument zdarma a bez programu?

Otevřete nástroj Zaheslovat PDF, vyberte soubor, dvakrát napište nové heslo a stiskněte Zaheslovat PDF. Šifrování proběhne v kartě prohlížeče a chráněný soubor si pak uložíte tlačítkem Stáhnout PDF. Funguje to na počítači i na mobilu.

Dá se heslo později změnit nebo odstranit?

Ano, pokud ho znáte. Nástrojem Odemknout PDF získáte kopii bez ochrany, kterou můžete použít rovnou, nebo ji zaheslovat novým heslem. Chráněný soubor přitom zůstává na disku beze změny, takže můžete mít obě verze vedle sebe.

Otevře se zaheslované PDF na mobilu a v každé čtečce?

Příjemce potřebuje čtečku, která podporuje PDF chráněné heslem se šifrováním AES-128. Podporují ho běžné čtečky na počítači, prohlížeče i mobilní aplikace. Po zadání hesla zůstávají všechna oprávnění povolená. Způsob, jakým aplikace zpřístupní tisk a kopírování, záleží jen na ní.

Co když heslo zapomenu?

Tento nástroj zapomenuté heslo neobnoví ani neuhodne. Pokud máte na disku původní nezašifrovaný soubor, zaheslujte ho znovu novým heslem a chráněnou kopii pošlete ještě jednou. Pokud ho nemáte, zbývá heslo hledat ve správci hesel nebo ve vlastních poznámkách.

Odesílá se heslo nebo soubor někam?

Ne. Soubor se načte pouze do karty prohlížeče a šifrování proběhne ve vašem zařízení. Nástroj zpracuje soubor i heslo místně a neposílá je na žádný server, takže nikde nevzniká serverová kopie, kterou by bylo potřeba mazat.