Jak poslat velké PDF e-mailem nebo odkazem

Máte PDF, které má desítky megabajtů, a potřebujete ho dostat k příjemci. Ukážeme si, kdy soubor zmenšit, kdy poslat odkaz, kdy ho rozdělit na části a co zkontrolovat před odesláním.

Velké PDF se dá k příjemci dostat třemi cestami: jako zmenšená příloha, jako odkaz na soubor v cloudu nebo jako několik menších souborů. Která cesta je správná, závisí na tom, kdo soubor dostane a co s ním bude dělat.

Katalog připravený pro tisk míří do tiskárny a musí si zachovat kvalitu obrázků. Naskenovaná smlouva jde na podatelnu, kde formulář dovolí nahrát jedinou přílohu do pevně daného limitu. Diplomová práce míří vedoucímu, který si ji jednou otevře a napíše připomínky. Fotky poškozeného auta jdou pojišťovně, která je potřebuje mít ve spisu.

V tomto návodu si ukážeme, kterou z těchto tří cest zvolit, co u každé z nich zkontrolovat a čemu se při posílání velkých PDF vyhnout.

Tři cesty a kdy kterou zvolit

• Menší soubor. Zvolte ho, pokud si má příjemce dokument přečíst a ponechat. Příloha mu zůstane ve schránce, nemá omezenou platnost a otevře ji v libovolné čtečce i bez účtu. Při výrazném zmenšení ale mohou být fotky méně ostré.
• Odkaz. Zvolte ho, pokud soubor musí zůstat velký, například katalog v tiskové kvalitě nebo fotky v plném rozlišení. Hodí se i tehdy, když soubor posíláte více lidem najednou nebo ho budete ještě doplňovat. Odkaz ale může mít omezenou platnost, a pokud ho zpřístupníte komukoli, soubor otevře i ten, komu ho příjemce přepošle.
• Rozdělení. Zvolte ho, pokud se obsah dělí přirozeně, tedy podle kapitol nebo podle jednotlivých dokumentů naskenovaných do jednoho souboru, a schránka nebo portál dovolí víc příloh, případně víc zpráv za sebou. U e-mailu totiž limit platí pro každou zprávu zvlášť, ne pro dokument jako celek.

Cesta 1: zmenšit PDF a poslat jako přílohu

Zmenšení má smysl u dokumentů, jejichž velikost mají na svědomí obrázky: u skenů, u prezentací s fotkami a u exportů z grafických editorů s obrázky v tiskovém rozlišení.

Nástroj Zmenšit PDF považuje zadanou velikost za horní hranici. Nejdřív zkouší postupy, které zachovají text. Teprve když cíl nesplní ani jeden z nich, vykreslí stránky s neviditelnou textovou vrstvou. Nabídne nejmenší výsledek, který projde kontrolou, a pokud se cíl splnit nepodaří, uvede, o kolik ho výsledek překračuje. Podrobně to rozebírá návod Jak zmenšit PDF pod 2 MB.

U soukromé schránky je rozumný cíl 10 MB, k tomu slouží Zmenšit PDF na 10 MB; u firemního příjemce zvolte Zmenšit PDF na 5 MB. Příloha při odeslání naroste kvůli kódování přibližně o třetinu, proto si nechte rezervu: s nižším cílem má zpráva větší šanci projít i serverem, jehož limit neznáte. U portálu zadejte přesně ten limit, který je uveden u formuláře; souvislosti vysvětluje návod Jak zmenšit PDF do e-mailu.

Soubor při zmenšení neopustí vaše zařízení. Celé zpracování proběhne v kartě prohlížeče, výsledek si stáhnete a ke zprávě ho připojíte sami.

Cesta 2: poslat odkaz

Soubor můžete nahrát do cloudového úložiště, které už používáte: Google Drive, OneDrive, iCloud nebo Dropbox. Pokud nechcete ukládat nic natrvalo, poslouží jednorázová služba pro přenos souborů, tzv. úschovna, kde soubor po čase zmizí sám.

Před odesláním zkontrolujte čtyři věci.

• Nastavení sdílení. Rozhodněte, jestli má odkaz otevřít kdokoli, nebo jen konkrétní lidé.
• Platnost odkazu. Pokud ji služba nabízí a nastavíte ji, po jejím uplynutí se příjemce k souboru nedostane.
• Účet příjemce. Ověřte, jestli se příjemce musí přihlásit, nebo mu k otevření stačí samotný odkaz.
• Přeposlání. Odkaz dostupný komukoli lze volně přeposlat; odkaz omezený na konkrétní adresy dalšího člověka k souboru nepustí.

U smluv a lékařských zpráv proto zvolte raději přílohu nebo odkaz omezený na e-mailovou adresu příjemce. Pokud má být dokument chráněn heslem, nástroj Zaheslovat PDF ho ochrání jedním heslem a zašifruje algoritmem AES-128; heslo musí mít alespoň šest znaků. Neposílejte ho stejnou zprávou ani stejným kanálem jako odkaz. Sdělte ho telefonicky nebo ho pošlete jinou aplikací.

Cesta 3: rozdělit na části

V nástroji Rozdělit PDF označíte stránky, kterými mají začínat nové soubory, takže dokument rozdělíte podle kapitol nebo podle zadaných rozsahů stránek. Části dostanete v jednom ZIP archivu a každá z nich má v názvu pořadové číslo i rozsah stránek, například smlouva-rozdelene-01-strany-1-3.pdf. Než se archiv nabídne ke stažení, každá část se znovu otevře a její stránky se porovnají s originálem.

Části před odesláním rozbalte z archivu a přiložte je jako jednotlivá PDF, případně je rozešlete ve více zprávách. Nástroj do názvu automaticky doplní pořadové číslo i rozsah stránek. Pokud rozbalené soubory přejmenováváte, doplňte do názvu i počet částí, tedy 1 ze 3, 2 ze 3 a 3 ze 3, aby příjemce poznal, že mu nic nechybí. Pokud z dokumentu potřebujete jen několik stránek, například podepsanou stránku smlouvy, je rychlejší Extrahovat stránky z PDF: označíte stránky a stáhnete je jako jedno PDF nebo jako samostatné soubory v ZIP archivu.

Co nedělat

• Nebalte PDF do archivu v naději, že se zmenší. Obsah většiny PDF je už uložen v komprimované podobě. Text a vektorová grafika používají stejnou metodu jako ZIP, obrázky zase vlastní kompresi, takže archiv zpravidla ušetří jen málo. Část poštovních filtrů navíc archivy blokuje.
• Netiskněte hotové PDF znovu do PDF. Při takovém převodu může dokument přijít o textovou vrstvu, takže v něm přestane fungovat vyhledávání, a obrázky se někdy uloží větší než v původním souboru.
• Neposílejte snímky obrazovky místo stránek. Ze stránky se stane obrázek, text v něm bez optického rozpoznání znaků nikdo nevyhledá ani nezkopíruje a u většího počtu stránek může být výsledek větší než původní PDF.
• Neposílejte soubor, jehož název prozradí víc, než má. Názvy typu smlouva-verze-3-po-pravnikovi.pdf říkají příjemci o průběhu jednání víc, než potřebuje vědět. Ve vlastnostech dokumentu navíc zůstávají pole jako název, autor, program a časové údaje, případně i balíček XMP; zobrazí a odstraní je Odstranit metadata z PDF.

Kontrola před odesláním

1. Otevřete výsledek. Neotvírejte náhled ve složce, ale samotný soubor ve čtečce nebo v prohlížeči.
2. Zkontrolujte počet stránek a stránky, na kterých záleží. Podpis, razítko i tabulka s čísly musí být čitelné i po zmenšení.
3. Porovnejte velikost s limitem. Nástroj počítá 1 MB jako 1024 KB; některé portály počítají megabajt jako milion bajtů a jejich limit je pak nižší. Pokud výsledek skončí těsně na hranici, zmenšete ho s nižším cílem.
4. Přiložte soubor nebo nastavte sdílení. Pokud má odkaz otevřít kdokoli, zkontrolujte si ho v anonymním okně prohlížeče, kde nejste přihlášeni.
5. Napište příjemci, co mu posíláte. Uveďte počet a obsah částí, případnou platnost odkazu a ochranu heslem.

Časté otázky

Jak velké PDF projde e-mailem?

Rozhoduje přísnější ze dvou serverů, tedy server odesílatele a server příjemce, a limit platí pro celou zprávu, ne pro samotnou přílohu. Konkrétní číslo zjistíte u poskytovatele nebo u správce firemní pošty; výpočet rezervy rozebírá návod Jak zmenšit PDF do e-mailu.

Jak poslat velký soubor zdarma?

Stačí cloudové úložiště, které už máte k e-mailu nebo v telefonu, případně úschovna, tedy jednorázová služba pro přenos souborů. Zdarma je i zmenšení: pokud se soubor vejde pod limit schránky, obejdete se úplně bez odkazu a příjemce nemusí nikam klikat.

Jde vložit PDF přímo do těla e-mailu?

Ne. PDF se posílá jako příloha nebo odkazem a na jeho zobrazení přímo v textu zprávy se nedá spolehnout; e-mailové programy nanejvýš ukážou náhled přílohy. Pokud má příjemce vidět obsah hned po otevření zprávy, vložte do těla obrázek jedné stránky a celý dokument připojte jako přílohu.

Je bezpečné poslat PDF odkazem?

Záleží na nastavení. Odkaz, který není omezen na konkrétní adresy, otevře každý, komu se dostane do rukou, i po dalším přeposlání. U smluv a lékařských zpráv sdílejte soubor na konkrétní adresy, nastavte platnost, pokud ji služba nabízí, a po převzetí sdílení vypněte.

Jak poslat PDF, které má 100 MB?

Přílohou to zpravidla nepůjde, zvolte odkaz na soubor v cloudu. Pokud musí jít o přílohu, zkuste zmenšení, případně rozdělení na části. U katalogu určeného pro tisk se kvalita obrázků obětovat nedá; v takovém případě je odkaz jediná rozumná cesta.

Zmenší se PDF, když ho zabalím do ZIP?

Zpravidla jen málo. Text, obrázky i vektorová grafika jsou v PDF uloženy už v komprimované podobě, takže z nich archiv ubere jen málo; výjimkou jsou exporty s nekomprimovaným obsahem. Poštovní filtry navíc archivy někdy blokují, takže riskujete víc, než získáte.