Jak zmenšit PDF pod 2 MB bez ztráty čitelnosti

Máte naskenovanou smlouvu nebo dokument plný fotek a formulář ho odmítá nahrát, protože má víc než 2 MB. Ukážeme si, proč je soubor tak velký, jak ho zmenšit a co dělat, když sken pod limit nejde.

Velikost PDF souboru začne překážet ve chvíli, kdy ho potřebujete někam poslat. Limit 2 MB na jednu přílohu nastavují portály úřadů a škol, personální systémy, pojišťovny i starší webové formuláře.

Část dokumentů se pod 2 MB dostane, aniž byste na výsledku viděli rozdíl, u jiných to bez viditelné změny nepůjde. Zda se soubor pod limit vejde, ukáže až zpracování. V tomto návodu si ukážeme, proč je soubor velký, jak ho zmenšit přímo v prohlížeči a co udělat, když sken pod limit nejde.

Proč má PDF několik megabajtů

PDF, které vznikne exportem z textového editoru, bývá malé i při desítkách stránek. Pokud má desetistránkový dokument 8 MB, příčina bývá jedna ze tří.

1. Obrázky ve vyšším rozlišení, než stránka potřebuje. Fotka z mobilu může mít i dvanáct milionů pixelů, na stránce A4 při 150 DPI jich stačí kolem dvou milionů. Editor ji vloží celou. Totéž platí pro logo v záhlaví, které grafik připravil pro tisk.
2. Sken uložený se slabou kompresí. Multifunkční tiskárny ukládají stránky jako obrázky ve vysokém rozlišení a se slabou kompresí, takže naskenovaná smlouva naroste na několik megabajtů i při pár stránkách.
3. Vložená celá písma. V dokumentu mohou být vložena celá písma včetně znaků, které text nepoužívá. U dokumentu, který prošel několika programy, se písma navíc duplikují.

První dvě příčiny poznáte podle obsahu: pokud jsou v dokumentu fotky nebo naskenované stránky, velkou část souboru zabírají obrázky. Třetí poznáte podle toho, že soubor je velký, přestože obsahuje jen text.

Jak zmenšit PDF a zkontrolovat výsledek

Otevřete nástroj Zmenšit PDF na 2 MB, vyberte soubor a klikněte na tlačítko Zmenšit PDF. Soubor se nikam nenahrává, celé zpracování běží ve vašem prohlížeči, což je u smluv a lékařských zpráv podstatný rozdíl oproti službám, které dokument nejprve pošlou na server.

Nástroj zkouší čtyři postupy za sebou a vybere nejmenší ověřený výsledek, který cíl splní:

• Přepis struktury. Soubor se zapíše znovu bez nepoužitých objektů a s komprimovanými tabulkami objektů. Vzhled se nemění vůbec. Kolik se ušetří, závisí na tom, kolik balastu v souboru zůstalo po předchozích úpravách.
• Zmenšení obrázků. Podporované obrázky, které jsou na stránce ve vyšším rozlišení, než je potřeba, se při zachování rozměrů, ve kterých jsou na stránce zobrazeny, zmenší na 150 DPI a uloží jako JPEG s kvalitou 75. Obrázky v nižším rozlišení, v nepodporovaných formátech a ty, u kterých by se nic neušetřilo, zůstanou beze změny. Převzorkování i JPEG jsou ztrátové, takže může ubýt ostrost a jemné detaily. Velikost souboru s fotkami se přitom může výrazně zmenšit.
• Ořezání písem. Z vložených písem TrueType zůstanou jen znaky, které se v textu vyskytují, ostatní písma nástroj přeskočí. Vzhled textu se nemění. Pokud zmenšení obrázků něco ušetřilo, písma se ořezávají už v takto zmenšeném souboru.
• Vykreslení stran s textovou vrstvou. Teprve když předchozí tři postupy nestačí, vykreslí se každá stránka jako obrázek a přenese se na něj text, který už v dokumentu je, takže zůstane vyhledatelný a vybíratelný. Sken bez textové vrstvy ji tímto krokem nezíská, rozpoznávání písma nástroj nedělá. Tento krok vzhled mění: při velkém přiblížení jsou vidět pixely.

Po skončení uvidíte původní a novou velikost, použitý postup a informaci, zda se cíl podařilo splnit. Pokud to nešlo, nabídne nástroj nejmenší ověřený výsledek a napíše, o kolik cíl překračuje. Pokud nástroj uvádí vykreslení stran s textovou vrstvou, otevřete si výsledek a zkontrolujte jeho čitelnost zejména u razítek, podpisů a drobného písma v tabulkách. U zmenšení obrázků se vyplatí podívat se na fotky a jemné detaily.

Každý výsledek, který nástroj nabídne, se předtím znovu otevře a porovná s originálem: počet stránek musí souhlasit a musí zůstat alespoň 98 procent znaků bez mezer. Je to kontrola počtu, ne znění textu ani vzhledu stránky. Soubor, který je už pod cílem, se vrátí beze změny a bez porovnání.

Proč je cíl 2 MB ve skutečnosti 2048 KB

Portály a e-mailové servery počítají megabajt různě. Pokud počítají megabajt jako 1024 kilobajtů a kilobajt jako 1024 bajtů, odpovídá limit 2 MB přesně 2 097 152 bajtům. Soubor, který má 2 100 000 bajtů, limit překročí, přestože se v některých programech zobrazí jako 2,1 MB a v Průzkumníku Windows jako 2,0 MB. Portál, který počítá megabajt jako 1 000 000 bajtů, má limit o 97 152 bajtů nižší.

Nástroj počítá v násobcích 1024 a cíl bere jako strop. Pokud se cíl podaří splnit, výsledek zvolenou velikost nepřekročí. Pokud ne, zobrazí se nejmenší ověřený výsledek a informace o překročení. Pokud portál uvádí limit jako 2 000 KB nebo nevíte, jak ho počítá, zadejte v nástroji Zmenšit PDF vlastní cíl 1 953 KB. Výsledek, který tento cíl splní, projde při obou způsobech počítání.

Když sken pod 2 MB nejde

Text a vektorová grafika se dají zmenšit podstatně snáz než sken. U skenu je každá stránka fotka a ta si i při nejnižším rozlišení vyžádá své místo. Kolik stránek se vejde, závisí na tom, kolik je na nich textu a zda je sken barevný. Černobílý sken může při stejném počtu stránek zabírat méně místa než barevný. U delšího dokumentu nabídne nástroj nejmenší ověřený výsledek a tlačítko Zkusit nižší rozlišení, s nímž lze rozlišení snížit až na 72 DPI. Text zůstane vybíratelný, obrázky, drobné písmo a razítka budou méně ostré.

V takové chvíli je lepší zmenšit rozsah než kvalitu:

• Pošlete jen stránky, které portál požaduje. Nástroj Rozdělit PDF oddělí části dokumentu, nástroj Extrahovat stránky z PDF vybere konkrétní stránky do nového souboru.
• Vyhoďte prázdné stránky. Při oboustranném skenování jednostranných listů vznikne za každou stránkou prázdná stránka. Nástroj Odstranit prázdné stránky z PDF je najde a označí sám.
• Rozdělte dokument na dvě přílohy, pokud to formulář dovoluje. Pokud formulář povoluje více příloh a omezuje velikost každé z nich, projdou dvě přílohy po 1,8 MB, jedna příloha o velikosti 3,6 MB ne.
• Naskenujte znovu s lepším nastavením. Většina skenerů i mobilních aplikací nabízí režim dokument nebo černobílý text a volbu rozlišení. Sken smlouvy v takovém režimu bývá výrazně menší než barevný sken v nejvyšším rozlišení.

Co udělat ještě před zmenšováním

Někdy je nejrychlejší vrátit se o krok zpět k programu, který PDF vytvořil.

Exportujte z editoru znovu s menšími obrázky. Word i LibreOffice mají při exportu do PDF volbu kvality obrázků nebo minimální velikosti. Prezentace plná fotek se tak může vejít pod limit ještě před jakýmkoli zmenšováním. Fotky přitom převzorkuje sám editor.

Zmenšete fotky před vložením. Pokud dokument skládáte z fotek, nástroj JPG do PDF pod 2 MB fotky zmenší a poskládá z nich PDF v jednom kroku. Po převodu uvidíte, zda se výsledek vešel pod limit.

Odstraňte stránky, které v dokumentu nemají být. Mohou to být poznámky, staré verze tabulek nebo skeny navíc. Nástroj Odstranit stránky z PDF vybrané stránky odstraní a obsah ponechaných stránek zachová. Nepřenese ale název a autora dokumentu, záložky ani formulářová pole.

Zmenšené PDF a e-mail

U e-mailu se limit často vztahuje na celou zprávu, ne na jednu přílohu, a příloha kvůli kódování při odesílání naroste zhruba o třetinu. Příloha o velikosti 7 MB tak ve zprávě zabere zhruba 9,5 MB. Limity si poskytovatelé i firemní servery nastavují různě, takže si ten svůj ověřte. PDF pod 2 MB nechá místo i na další přílohy.

Pokud posíláte více dokumentů, spojte je nejprve nástrojem Sloučit PDF a zmenšete až výsledek. Cíl se tak uplatní na celý soubor najednou a příjemce dostane jednu přílohu místo pěti.

Časté otázky

Zůstane text ve zmenšeném PDF vyhledatelný?

Ano, pokud ho dokument má. Tři ze čtyř postupů text vůbec nemění. Čtvrtý, vykreslení stran s textovou vrstvou, přenese na obrázek stránky text, který už v dokumentu je, takže vyhledávání i výběr fungují dál. Sken bez textové vrstvy ji nezíská. Každý nabídnutý výsledek musí zachovat alespoň 98 procent znaků bez mezer, jinak ho nástroj zamítne.

Uvidím rozdíl na fotkách?

Můžete. Obrázky se zmenšují na 150 DPI a ukládají jako JPEG s kvalitou 75, takže může ubýt ostrost a jemné detaily. Na obrazovce a při kancelářském tisku bývá rozdíl malý, při profesionálním tisku je viditelný. Do tiskárny proto posílejte původní soubor a zmenšenou verzi používejte pro e-mail a portály.

Proč je výsledek mnohem menší než 2 MB?

Protože cíl je strop. Nástroj porovná všechny ověřené výsledky a vybere nejmenší, který se pod cíl vejde. Z dokumentu, který má 3 MB, tak můžete dostat 900 KB. Pokud potřebujete co nejvyšší kvalitu, nastavte v nástroji Zmenšit PDF vlastní cíl přesně na limit, který musíte splnit, místo nižší hodnoty zvolené pro jistotu.

Dá se zmenšit PDF chráněné heslem?

Ne, dokud je zašifrované, a to ani tehdy, když se otevírá bez hesla a jen omezuje tisk. Nejprve ho odemkněte nástrojem Odemknout PDF a potom zmenšete. Pokud má dokument zůstat chráněný, po zmenšení ho znovu zaheslujte.

Nahrává se můj dokument někam?

Ne. Nástroje na tomto webu běží v kartě prohlížeče, soubor neopustí vaše zařízení a na server se nenahrává nic. Původní soubor i stažený výsledek zůstávají tam, kam jste si je uložili.