Jak přidat tlačítko „Přidat do kalendáře“ na web nebo do e-mailu

Soubor .ics můžete použít jako jednoduché tlačítko „Přidat do kalendáře“ na webu, v newsletteru nebo v potvrzovacím e-mailu. Stačí připravit událost a odkázat na soubor.

Představte si běžný webinář. Člověk se zaregistruje, na děkovací stránce očima přejede datum a zavře prohlížeč. V tu chvíli je rozhodnutý, že přijde.

Jenže za týden má v poště desítky nových zpráv, v kalendáři nic a pár minut před začátkem hledá, kde byl vlastně odkaz pro připojení. Ne proto, že by ztratil zájem. Jen nedostal jednoduchý způsob, jak si termín uložit hned.

Přesně k tomu slouží tlačítko „Přidat do kalendáře“. Návštěvník nemusí nic přepisovat. Otevře pozvánku, zkontroluje název, čas a místo a uloží ji do kalendáře, který už používá.

Nejjistější cesta je nabídnout .ics soubor. Funguje v Google Calendar, Apple Calendar, Outlooku i v běžných mobilních kalendářích, takže nemusíte hádat, jakou aplikaci má člověk otevřenou.

Pozvánku můžete připravit v generátoru .ics souborů. Soubor potom přiložíte k e-mailu nebo ho nahrajete na web a propojíte s tlačítkem.

Kde se tlačítko Přidat do kalendáře hodí

Tlačítko dává smysl všude tam, kde od člověka čekáte, že přijde nebo se připojí v konkrétní čas:

• stránka webináře,
• konference nebo workshop,
• registrační děkovací stránka,
• potvrzení rezervace,
• e-mail po objednání termínu,
• newsletter s pozvánkou,
• interní firemní oznámení.

Nejvíc pomáhá u akcí, které se konají až za několik dní nebo týdnů. Člověk se dnes přihlásí, ale v den události už nemusí mít e-mail po ruce. Kalendář je místo, kde termín přirozeně hledá.

Co má obsahovat dobrá kalendářová pozvánka

Do kalendáře nepatří celý text z landing page. Pozvánka má být krátká, jasná a použitelná i bez otevření původní stránky.

Obvykle stačí:

• jasný název,
• datum a čas začátku,
• čas konce,
• místo nebo odkaz na online místnost,
• krátký popis,
• odkaz na detail události,
• případně připomínka.

Název pište tak, aby dával smysl i samostatně. V kalendáři není vidět celý kontext stránky, proto je „Webinář: základy fakturace pro živnostníky“ lepší než jen „Online školení“.

Možnost 1: tlačítko se souborem .ics

U této možnosti vytvoříte .ics soubor, nahrajete ho na web a tlačítko bude směřovat přímo na něj.

Typický postup:

1. Vytvořte událost v generátoru .ics souborů.
2. Stáhněte výsledný soubor.
3. Pojmenujte ho jednoduše, například webinar-fakturace.ics.
4. Nahrajte ho na web nebo do systému, ze kterého posíláte e-maily.
5. Tlačítko propojte přímo se souborem.

Text na tlačítku může být jednoduchý:

Přidat do kalendáře

Nebo konkrétnější:

Stáhnout pozvánku do kalendáře

Konkrétnější text se hodí hlavně v e-mailu. Příjemce hned ví, že kliknutím získá kalendářovou pozvánku, ne další stránku s informacemi.

Možnost 2: odkazy do Google Calendar a Outlooku

Některé weby nabízejí samostatná tlačítka:

• Google Calendar,
• Outlook,
• Yahoo Calendar,
• Apple Calendar nebo .ics.

Je to pohodlné, ale ne univerzální. Odkaz do konkrétní služby pomůže hlavně lidem, kteří ji opravdu používají. Pokud má někdo kalendář v Apple zařízení nebo v Outlooku a klikne na Google Calendar, cesta k uložení termínu se zbytečně komplikuje.

Proto je dobré nechat .ics soubor jako základ. Odkazy do konkrétních kalendářů mohou být doplněk, ne jediná možnost.

Jak přidat kalendářovou pozvánku do e-mailu

V e-mailu máte dvě rozumné možnosti.

První je přiložit .ics soubor přímo ke zprávě. Hodí se to u potvrzení registrace, rezervace nebo schůzky. Příjemce vidí přílohu a může ji rovnou otevřít v kalendáři.

Druhá možnost je použít tlačítko nebo textový odkaz:

Přidat webinář do kalendáře

Odkaz může směřovat na .ics soubor uložený na webu. Ve zprávě pak není příloha a pokud potřebujete pozvánku opravit, stačí vyměnit soubor na jednom místě. Nevýhoda je jasná: když se změní URL nebo soubor z webu zmizí, starší e-mail už člověku nepomůže.

U důležitých akcí se vyplatí přidat i obyčejné shrnutí v textu e-mailu: datum, čas, místo a odkaz pro připojení. Kalendářová pozvánka je praktická, ale e-mail má být srozumitelný i bez ní.

Jaký text dát k tlačítku

Samotné tlačítko někdy nestačí. Krátká věta u něj pomůže vysvětlit, co se po kliknutí stane:

Uložte si termín do kalendáře, aby vám webinář neutekl.

Nebo:

Po kliknutí se stáhne kalendářový soubor .ics.

U firemního publika stačí věcný tón. U veřejné akce může být text kratší a lidštější: „Přidejte si datum do kalendáře“ nebo „Uložte si termín“.

Nejčastější chyby u tlačítka Přidat do kalendáře

Nejčastější chyby nebývají v technickém formátu souboru, ale v samotném obsahu pozvánky:

• tlačítko vede na starou verzi souboru,
• v události je jiný čas než na stránce,
• chybí odkaz na online místnost,
• název je příliš obecný,
• soubor má nejasný název,
• po přesunutí události zůstal na webu starý .ics soubor.

Pokud změníte čas nebo místo události, aktualizujte všechno najednou: stránku, e-mailovou automatizaci, .ics soubor i případné odkazy do Google Calendar nebo Outlooku.

Kontrolní seznam před publikováním

Před publikováním si projděte:

• tlačítko je viditelné u hlavní informace o termínu,
• text tlačítka jasně říká, co uživatel dostane,
• .ics soubor se dá otevřít,
• událost má správný název, čas a časové pásmo,
• online odkaz funguje,
• v e-mailu je i čitelné datum a čas,
• tlačítko funguje na mobilu.

Tlačítko „Přidat do kalendáře“ není velká technická funkce. Je to spíš drobná pomoc ve správný moment. Člověk už projevil zájem, tak mu nekomplikujte poslední krok: uložit si termín tam, kde ho opravdu uvidí.